Добрый день! Подскажите, отправили сотрудника в командировку, соответственно выплатили авансом денежные средства (в пределах 15 тр). Получилось так, что приехав на объект вечером человек пропал. Были поданы заявки в правоохранительные органы о розыске сотрудника. В итоге через пару месяцев сотрудник появился с историей о том, что его обокрали и он попал в больницу, откуда был направлен в какие-то соц.органы предоставившие ему жилье, питание и работу. Вопрос: денежные средства с сотрудника изымать не будем, нужно эти деньги отражать как доход сотрудника в отчете 6 НДФЛ с невозможностью удержать подоходный налог? Либо можно просто списать эту сумму в расходы не принимаемые к расходам по налогу на прибыль? Какими документами нужно оформить данную ситуацию.
Добрый день!
НДФЛ. В случае, когда работник не представил работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах денег, средства выданные работнику под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов (письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).
Однако положениями НК РФ не установлено правило о том, что несоблюдение работником сроков сдачи авансового отчета по командировке влечет автоматическую переквалификацию суммы выданного аванса в доход, подлежащий обложению НДФЛ.
Выданные под отчет денежные средства не являются экономической выгодой работника и его доходом, так как не переходят в собственность работника и не относятся к доходам физлиц (постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016). Это задолженность работника перед работодателем (ст. 41, 209 НК РФ).
При этом работодатель вправе удержать из зарплаты работника суммы неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).
В случае возврата работником полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих налогообложению НДФЛ, у работника возникать не будет (письмо ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@).
Если же Вы простите долг, то соответствующие суммы должны облагаться НДФЛ (письмо Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013).
Страховые взносы. Выданные под отчет суммы на командировку не облагаются страховыми взносами до тех пор, пока такие средства числятся как задолженность работника перед работодателем.
В том случае, когда работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, данные суммы рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общем порядке (п. 5 приложения к письму ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).
Страховые взносы необходимо начислить на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания.