Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, можем ли мы возмещать д/с сотруднику на дату фактически понесенных затрат, а не на дату авансового отчета? (Было куплено проживание в отеле по личной карте сотрудника в USD) В качестве первичного документа, подтверждающего расход, мы имеем выписку с банковской карты и подтверждение бронирования.
Также могут ли быть приняты данные расходы на дату именно авансового отчета?
Если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.
В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.
Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:
- Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
- Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
- Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.
Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.
Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.
Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.
Добрый день!
К сожалению, не получен ответ на поставленный вопрос.
Повторюсь: можем ли мы возместить д/с по авансовому отчету на дату авансового отчета, т.е. мы будем ориентироваться нена выписку с карты в долларах, а пересчитаем сумму по курсу на дату авансового отчета.
Добрый вечер.
Просим прощения, эксперт готовит ответ.
И я повторюсь: если вы даете деньги под отчет, то это авансовый отчет, а если возмещаете, то это уже не аванс. Так у вас возмещение того, что потрачено или деньги выданы под отчет и потом соответственно потрачены на бронирование и прочее?
У нас возмещение потраченных денег.
Добрый день.
У вас была оформлена служебная командировка? Никакого аванса на неё не выдавалось?
Надежда, добрый день! Сотрудник купил проживание генеральному директору, который находился в командировке. Так как у директора не было возможности произвести оплату за бронь иностранной картой, за него это сделал сотрудник, который после окончания командировки директора написал заявление с просьбой вернуть потраченную сумму не на дату выписки, а на дату заявления о возмещение д/с.
Я считаю, что в данном случае решение о том, по какому курсу возмещать, должен принимать руководитель. Поскольку сам сотрудник в командировку не ездил и применять к возмещению правила служебных командировок неправильно.
Я бы сделала задним числом распоряжение директора “в связи с такой-то ситуацией работнику такому-то оплатить то-то, бухгалтерии возместить работнику по курсу на такую-то дату”.
Но для бухгалтерского учета расход как на командировку должен быть проведен на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). Курсовая разница относится на прочие расходы (91 счет).
1 лайк