Организация (ОСНО) направила сотрудника в командировку, предварительно выплатив ему суточные. После возвращения из командировки сотрудник предоставил авансовый отчет. Ему ошибочно были выплачены суточные повторно. Сотрудник не предоставил заявление об удержании излишне выплаченных суточных из его заработной платы. Кроме того, он был направлен в следующую командировку, суточные за вторую командировку выплачены до начала командировки. Срок второй командировки был уменьшен на 1 день уже при нахождении сотрудника в командировке. После возвращения из второй командировки сотрудник предоставил авансовый отчет, в соответствии с которым организация должна возместить ему стоимость проживания в командировке.
Вправе ли организация уменьшить сумму к возмещению (за проживание в командировке) по второму авансовому отчету на сумму излишне выплаченных суточных по обеим командировкам?
Добрый день!
Нет, не вправе.
Производить удержания (зачитывать суточные в счет долга) из командировочных работодатель не вправе по ряду причин:
-
выплата суточных работнику за время нахождения в командировке - обязанность работодателя. Исключение из этого правила только одно: платить суточные не надо при однодневной командировке;
-
цель суточных - покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки (ст. 167, 168 ТК РФ). Деньги, взятые под отчет и не возвращенные в срок, к моменту поездки могут быть уже потрачены работником. То есть, если Вы сделаете зачет, может получиться так, что работник поедет в поездку с пустыми руками, что недопустимо;
-
удержать невозвращенную подотчетную сумму можно лишь из зарплаты работника. Однако суточные не являются вознаграждением за труд, а носят компенсационный характер (https://онлайнинспекция.рф/questions/viewFaq/427).
Доп.вопросы:
В последнем авансовом отчете, по которому Организация планировала учесть эти переплаты в счет возмещения расходов за проживание, указано, что:
-
предыдущий остаток – это размер повторно выплаченных суточных по командировке + суточные за вторую командировку
-
израсходовано – стоимость проживания + суточные, уменьшенные на 1 один день (за счет сокращения срока командировки)
-
перерасход – стоимость проживания за минусом излишне выплаченных суточных по двум командировкам
В силу того, что удерживать суточные Организация не имеет права, то получается, что к возмещению сотруднику полагается сумма больше, чем указано в перерасходе.
- Верно ли оформление данного авансового отчета?
- Правильно ли мы понимаем, что у сотрудника будут находится под отчетом суммы излишне выплаченных суточных до тех пор, пока он не напишет заявление на их удержание? И в течение всего это времени Организация при оформлении авансовых отчетов на данного сотрудника будет указывать данную сумму как остаток подотчетных денежных средств у сотрудника в авансовых отчетах?
- Нужно ли сотруднику писать заявление на удержание или возможно оформление приказа об удержании, в котором сотрудник выражает свое согласие с данным удержанием?
Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму, нужно:
- составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Если этот срок нарушен, то взыскать задолженность можно в судебном порядке;
- получить согласие работника на удержание. Работник должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). Согласие оформляется в произвольной форме. Например, подпись работника под согласием можно предусмотреть в приказе руководителя об удержании. Если согласие работника на удержание отсутствует, то взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.
Максимальный размер удержаний из заработной платы работника - 20 процентов от начисленной суммы за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20 процентов начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.