Добрый день, возник вопрос. В организации деньги в подотчет выдаются, но заявления сотрудники не пишут, приказа директора какого-то типа “Выдавать след. сотрудникам деньги в подотчет в сумме не более стольки-то тысяч рублей” тоже нет. Положение о выдаче денег в подотчет тоже не утверждено.
Вопросы:
Обязана ли организация составлять Положение о выдаче денег в подотчет при наличии (или отсутствии) заявлений?
Какие санкции может применить ИФНС (какой-то другой орган), если про проверке выяснит, что заявлений нет?
Для выдачи денег подотчет в общем случае нужен распорядительный документ. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Если нет ни того, ни другого, возникает вопрос - на каком основании бухгалтерия переводит деньги подотчет?
Санкции от налоговой я даже не представляю, потому что они давно не проверяют такие мелочи в рамках выездных проверок. А вот проблемы внутри организации могут быть. Директор может заявить, что подотчет перечислен без его ведома, например.
Положение о выдаче денег подотчет имеет смысл только в больших компаниях, где много подотчетников. И нужно оно для самой организации и её работников.