Мы - государственное автономное учреждение. Руководитель учреждения хочет возложить обязанность утверждения электронных документов сформированных по приказу 61н на своего заместителя.
Заместитель, в свою очередь, является председателем комиссии по поступлению и выбытию активов.
Допускается ли подписание электронного документа одним сотрудником в двух местах ( председатель и уполномоченное лицо)?
Каким документом лучше оформить возложение обязанности утверждения электронных документов? Приказом или доверенностью?
Добрый день!
Из содержания вопроса следует, что ситуация немного запущенная… Надо ее вернуть в нормативное русло!
Перечень форм первичных документов, используемых в учреждении, закреплен графиком документооборота. В правилах документооборота (см. Приложение № 2 к Стандарту «Учетная политика») закрепляется порядок подписания документов, список должностных лиц, способ подписания (ЭП или собственноручно и т.п.). График и правила входят в состав учетной политики. Поэтому:
-
что у вас написано в учетной политике?
-
кто и какие документы подписывает?
И т.п.
Поэтому, если порядок и правила подписания документов в рамках учетной политики утверждены самим руководителем, то что он хочет доверить своему заму?
И что не устраивает руководителя при подписании электронных документов? Сейчас почти все разработчики бухгалтерского ПО предлагают опции по дистанционному подписанию электронных документов, разные мобильные приложения и т.п. То есть для подписания документов ЭЦП не обязательно сидеть в кресле в рабочем кабинете, можно – грубо говоря – лежать на пляже или дома на диване.
Комиссия ПВА принимает свои решения при наличии кворума и в порядке, установленном учетной политикой (единогласно, большинством голосов и т.п.). Если председатель и уполномоченное лицо будут одно лицо, то как будет достигнут кворум?
Зайдем с другой стороны. Руководитель, согласно своей ДИ, обеспечивает сохранность имущества учреждения и контролирует его использование и т.п. Подписание (утверждение) документов – один из видов контроля. Если руководитель передает право подписи заму, то готов ли он одновременно передать ему и часть своей ЗП и «кресла»? В любом случае закон не снимает ответственность с руководителя за имущество учреждения.
Рекомендую проанализировать причины нежелания руководителя подписывать электронные документы и соотнести это с положениями учетной политики. Возникающие у руководителя проблемы с подписанием ЭЦП можно решить с помощью дополнительных опций бухгалтерских программ.
Исходя из логики вашего ответа не понятно, тогда для чего в формах по 61н везде предусмотрена вместо подписи руководителя подпись уполномоченного лица.
Есть крупные учреждения, например большой ВУЗ, где ректор просто физически не может в силу своей занятости подписывать подобные документы. Объем документов большой, и зачастую уполномоченных лиц бывает несколько, каждый по своему направлению. И дело тут вовсе не в программах.
Возьмите за пример первый ВУЗ страны - МГУ. Я думаю, никто всерьез не думает, что ректор МГУ собственноручно подписывает первичку своей подписью. А ведь он обеспечивает сохранность имущества и контролирует его использование и т.п.
Добрый день!
Если быть точнее, то в 61н слова «уполномоченное лицо» идет в скобках после слова «руководитель». То есть уполномоченное лицо подписывает документы НЕ ВМЕСТО руководителя, а за него. Например, это случается, когда руководитель в отпуске или в командировки и т.п. Поэтому на период своего отсутствия руководитель уполномочивает какого-то своего зама выполнять обязанности за него.
Когда объем работы большой, то в учетной политике предусматривают, что – например – первый зам подписывает документы подразделений № 1 и № 2, второй зам подписывает документы подразделений № 3 и № 4 и т.д. Это все отражается в документообороте, который утверждает руководитель. Для распределения обязанностей по подписанию документов, установленных УП, не нужны доверенности и другие приказы.
То есть, если я верно понял, вам нужно проанализировать содержание своей УП и сделать необходимые выводы.