ИП И ООО обслуживаются на аутсорсинге. Могут ли данные компании дать сотруднику аутсорсинга доверенность на подписание первичных документов, приказов о приеме и увольнения, ведомостей на выплату заработной платы, подписание трудовых договоров.
Здравствуйте.
В целом, да: право подписывать кадровые документы можно передать по доверенности. В доверенности должны быть прописаны, в частности, дата ее совершения, Ф.И.О. человека, которому выдает ИП или ООО доверенность, право подписывать кадровые документы, их перечень, если передается право подписи части из них.
Но тут может быть ряд серьезных проблем для работодателя. Прежде всего, трудовое законодательство регулирует отношения между работник и работодателем, никаких третьих сторон в нем нет. И права, обязанности и ответственность есть только у работника и работодателя. Аутсорсинговая компания не несет никаких обязанностей или рисков в соответствии с трудовым законодательством.
По сути получится, что решения, влекущие за собой правовые последствия (прием, увольнение, дисциплинарные взыскания и прочее), будет принимать лицо, которое за это не будет нести никакой ответственности перед работником. В случае каких-либо трудовых споров в суде, при проверках ГИТ, прокуратуры и т.д. ответственность на работодателе. Если доверенность на кадровые мероприятия передается кому-то из работников работодателя, то этот человек несет ответственность дисциплинарную, материальную, административную. А сотрудник посторонней организации, подписывающий трудовой договор с работником ИП или ООО, по доверенности будет иметь массу полномочий и прав, но при этом вообще никак ни за что не отвечает. Взвесьте все за и против - нужно ли вам это . Возможно, целесообразно оставить вариант просто подготовки кадровых документов на аутсорсинге.
Еще встанет вопрос об обработке персональных данных. Раз у вас уже ведется документооборот на аутсорсинге, то, наверное, у вас есть документы, регламентирующие этот процесс. Но, вероятно, придется пересмотреть документы, так как встает вопрос (где будут храниться оригиналы все документов, подписанных сотрудниками аутсорсинговой компании - у них или у ИП, давали ли работники полное согласие аутсорсинговой компании на то, чтобы в таком объеме обрабатывать их персональные данные). В целом, прямого запрета нет, но проблем такая схема может принести, особенно в случае трудовых споров и проверок.
А первичные документы, если ведение учета и расчет заработной платы переданы на аутсорсинг: акт сверки, акты выполненных работ, ведомости по выплате и перечислению ЗП, расчет отпускных, расчет больничных.
Акты сверки и акты выполненных работ, видимо, идут в рамках ГПД между работодателем и аутсорсинговой организацией, поэтому, конечно, они подписываются. Расчеты по отпускным - это не правоустанавливающие документы в рамках ТК РФ, поэтому тут тоже проблем не вижу. Расчет по больничному тоже (если имеется в виду внутренняя бумага работодателя, которая нужна для оплаты первых трех дней, так взаимодействие с СФР по оплате больничных идет через ЭДО). То есть на подписание перечисленных вами документов можно оформить доверенность, но нужно тогда предусмотреть в договоре все эти нюансы (что подписывают специалисты аутсорсинговой компании, как они обрабатывают, в т.ч. хранят эту информацию (или передают работодателю)).
ИП доверенность на аутсорсинговую компанию делает нотариальную? И как доверенность оформляется на аутсорсинговую компанию или на конкретного сотрудника аутсорсинговой компании.
Доверенность оформляется на конкретного человека. Нотариально заверять не обязательно.