Авансовый отчет директора

Директор отправлял почтовые отправления 31.12.19 контрагенту. Принес чек, молча положил на провела чек в авансовом отчете, оплатила ему 31.12.19, произвела с ним все расчеты, так как он увольнялся 31.12.19. 10.01.2019г приходят платежки из банка, где он по корп.карте оплачивал данные почтовые расходы, в чеках нигде нет ссылок на то что он оплачивал картой.
Деньги он может вернуть, сумма о 400 руб, но как их он должен вернуть их, с физ.лицами мы не работаем, не нужно ли это пробивать по кассе от физ лица ( кассы у нас нет)?

А как же признак расчета наличный/безналичный, слип от чека может и “потеряться”.

Вернуть можно в кассу, если есть в организации (не путайте с кассовым аппаратом), пробивать чеки не нужно. Может и на р/с вернуть платежкой со своего любого счета.

разве возврат подотчетной суммы нужно пробивать по кассе?

Возврат два варианта: безнал на счет конторы с основанием “возврат ошибочно зачисленной суммы” или пусть топает в банк и делает взнос наличными (он же дир) с этим же основанием.
Чек ясное дело не нужен, чек только на продажи.