простите, из формулировки вопроса я поняла, что это ИП ремонтировал автомобиль ))
видимо, у ИП игрища с ЕНВД. Он у себя не показывает продажу запчастей, а показывает только услуги автосервиса.
В общем, документы действительно некорректные.
Но оснований не списать сумму с подотчетного лица нет. Поэтому авансовый отчет при условии его утверждения руководителем для расчетов с подотчетным лицом принимаете, а в расходы по УСН лучше не принимать. Ну или принимать в надежде, что внимательно изучать чек никто не будет - это уже ваши риски. Доложите руководителю, пусть он решает, и пусть объясняет сотрудникам, какие документы нужно приносить.