Изменения и работа с электронной подписью с 01.01.2023

Добрый день. В связи с изменениями в 63-ФЗ “об электронной подписи” интересуют следующие вопросы:

  1. Какой будет порядок выпуска и получения ЭП в налоговых органах с 01.01.2023г и какие документы нужно будет предоставлять налоговому органу?
  2. Кто, помимо налоговых сможет выдавать электронные подписи на руководителей, сотрудников и представителей с 01.01.2023г?
  3. Какой порядок выпуска и получения ЭП на сотрудника организации с 01.01.2023г и какие документы для этого нужны будут?
  4. Какой порядок выпуска и получения ЭП на представителя организации с 01.01.2023г и какие документы для этого нужны будут?
  5. Может ли представитель организации быть, скажет, сторонним человеком, который не имеет должности в организации или же юридическим лицом?
  6. Если отчетность будет сдавать представитель, нужно ли представителю получать нотариальную доверенность для выпуска ЭЦ в налоговой?
  7. Если у представителя (физ.лица), есть ЭП, выданная в налоговой, может ли он использовать ее для сдачи отчетности по нескольким сторонним организациям? Если да, то как представитель должен уведомить ИФНС, ПФР, ФСС? Или же должен уведомлять ИФНС не представитель, а руководитель организации по ТКС через свою ЭП?
1 симпатия

Приветствую вас на форуме клерка!

С 01.01.2023 все сотрудники организации и другие лица, которые, например, оказывают юр.лицу услуги, кроме руководителя организации или ИП, должны использовать сертификаты физических лиц при представлении организации или ИП. При подписании документов электронной подписью физическим лицом, представляющим организацию или ИП, полномочия представителя необходимо подтвердить машиночитаемой доверенностью (МЧД). В настоящее время осуществляется поэтапный переход на применение МЧД (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

С 01.03.2022 физическое лицо, представляющее организацию или ИП в государственных органах, может использовать квалифицированную электронную подпись физического лица (сертификат физического лица, далее также - КЭП).

При использовании сертификата требуется электронная доверенность в машиночитаемом виде (МЧД), подписанная сертификатом электронной подписи доверителя. Такие сертификаты должны применять лица, которые не уполномочены действовать от имени организации или ИП без доверенности (то есть сторонние физические лица и все сотрудники, кроме руководителя или ИП). В сертификате юридического лица также указывается физическое лицо – владелец. Такой сертификат выдается только законному представителю юрлица, который вправе действовать от имени организации или ИП без доверенности (например, руководителю организации или самому ИП).

Т.е., как и сейчас, это на обязательно должен быть сотрудник юридического лица или чтобы был заключен трудового договора с ИП, МЧД может быть, как и сейчас доверенность, выдана любому физическому лицо на усмотрение юр.лица или ИП. Только у этого физ.лица должен быть личная КЭП физического лица.

Машиночитаемая доверенность – это доверенность в электронной форме. Ее подписывают квалифицированной электронной подписью руководителя компании или индивидуального предпринимателя. МЧД создается и представляется в файле формата XML.

До 31.12.2022 допускается применение сертификатов, одновременно содержащих реквизиты организации (ИП) и физического лица, и для сотрудников организации. В этом случае МЧД не требуется. С 01.01.2023 применение МЧД для юридических лиц и ИП станет обязательным. Такие правила установлены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

В то же время использование бумажных доверенностей не отменяется. У руководителей организаций (ИП) остаются сертификаты юридического лица, и руководитель одной организации может передать полномочия на совершение определенных действий руководителю другой организации.

В программах регистрация машиночитаемых доверенностей и отправка отчетности с их применением поддерживаются через сервис 1С-Отчетность.

Ранее произошло изменение законодательства, т.е. раньше только руководитель или его официальные представители могли подписывать документы от имени юр.лица. Федеральный закон № 476-ФЗ внес поправки в порядок работы. Самое главное изменение — это обновленный способ работы с электронными подписями как для руководителя, так и для сотрудников. У руководителей меняется место получения сертификата ЭП — выдача переходит от любого УЦ в выделенные ФНС центры. У сотрудников меняется тип сертификата — от юрлица к физлицу. При этом с такой подписью работника для юридически значимого документооборота в компании потребуется МЧД.

При использовании МЧД бумажную, в том числе нотариальную, доверенность в налоговые инспекции подавать не нужно. Т.е. МЧД заменяет нотариальную доверенность для ФНС и фискальных органов (ПФР, ФСС).

Индивидуальные предприниматели, которые ее используют, не должны заверять бумажную доверенность у нотариуса. МЧД можно оформить в отношении одного, нескольких либо всех налоговых инспекций РФ.

Чтобы начать работать с МЧД, компании или ИП потребуется:

  • выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника – подписанта. Получить КЭП физлица можно в любом аккредитованном УЦ ФНС России;

  • оформить на физическое лицо МЧД, подписанную руководителем компании или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП.

При подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник компании должен удостоверять их собственной КЭП и приложить к пакету файл МЧД.

Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Информация о МЧД и изменениях у нас публиковалась на сайте, можете посмотреть здесь.

На сайте ФНС действует сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме», с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его, и в дальнейшем использовать по назначению. Также с помощью сервиса можно проверить действие выданных МЧД.

Т.е. если говорить кратко, сейчас пока есть электронные ключи организации без указания ФИО, с 01.01.2023 таких ключей не станет – у всех будут ключи физических лиц, а чтобы привязать ключ физического лица к организации руководитель юр.лица должен выдать МЧД. Сейчас это добровольный порядок, с 01.01.2023 он станет обязательным. Удостоверить МЧД может специальные аккредитованные ФНС центры. Сам порядок технически никак не поменялся, просто МЧД стала обязательной.

Все, указанные вами органы, такие как ФСС, ПФР, ФНС активно участвуют в эксперименте, мы об этом писали: Внедрение машиночитаемых доверенностей (МЧД): сроки продлены до 01.09.2023. В статье говорится, что внедрение отложили до 01.09.2023, но это речь идёт о тотальной замене во всех без исключения органах (Минюст РФ пока не участвует активно, ФТС, МВД РФ участвуют ограниченно и т.д., но они не готовы работать с МЧД ещё), тем не менее, ФНС уже с 01.01.2023 готова работать с МЧД, а также те органы власти, кто участвуют в эксперименте. По данным СМИ ФНС России сейчас самая продвинутое ведомство в области МЧД, так например, они уже работают с блокчейн-платформой, что позволяет им очень хорошо защитить электронные данные, в том числе об МЧД, КЭП и т.д.

Так как ПФР, ФСС, а также ФНС участвуют в эксперименте, они все моментально узнают о выданных МЧД и получения физическими лицами сертификатов и ключей, если налогоплательщики это сделают через ФНС или через авторизованные ими центры установленным образном.