Какие документы нужно оформлять при заправке автомобилей работников топливными картами в нерабочее время?

Добрый вечер!
Нужна консультация, какие документы нужно оформить, чтобы у надзорных органов не возникло вопросов.
ООО на ОСНО (строительство)
В организации есть топливные карты по которым заправляются сотрудники. Автомобили личные (ТД с работников предусматривает разъездной характер работы) выплачивается компенсация, так же есть корпоративные авто. Сотрудники: ИТР и руководящий состав.
Что и как нам оформить чтобы: сотрудники заправлялись в нерабочее время (утро, вечер, выходные дни), чтобы у над все документально было правильно оформлено ?

Читал на форумах и статьях, что возможен вариант: составить локальный приказ о возможности заправки в удобное время (в целях оптимизации рабочего времени).
Так же вопрос: если сотрудник есздит на своей личной машине, почему он не может заправится в удобное для него время, а топливо списывать по путевому листу (в путевом листе будет проставлено рабочее время), он же отчитывается за топливо по топливной карте. Может он ехал по пути вечером и свою личную машину заправил там, где ему удобно, чтобы на следующий день выполнить служебнное задание.

Второй вопрос: можно ли составить положение о пользовании транспортом (служебные автомобили) и в положении прописать: автотранспорт передать на ответ хранение конкретному сотруднику, чтобы он мог в путевом листе указывать дорогу домой (т.к. У него место хранения по месту проживания). Так же в положении прописать: заправки возможны в выходные и нерабочие дня для оптимизации рабочего времени. Видел такие положения в муниципальных учреждениях

Добрый вечер.

Что касается времени заправки, то я даже не представляю, кто и по какому поводу тут может предъявить претензии. Налоговая давно такой мелочевкой не занимается. Когда заправились, тогда и заправились. У муниципалов и бюджетников совершенно другие проблемы - там расходование бюджетных средств и за этим следят.

Тоже касается и места стоянки транспорта организации.