Компенсации расходов работников

Клерк.Консультации
1

Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику. Можно образец и ссылку на нормативные акты

2

Добрый вечер.

Работник, потративший свои деньги на административно-хозяйственные нужды организации, имеет право на компенсацию понесенных расходов (ст. 164 ТК РФ).
При этом возмещению подлежат только расходы, согласованные с руководителем организации или иным уполномоченным лицом.

Для возмещения расходов рекомендуется издать локальный нормативный акт (совершенно не обязательно включать это в приказ об учетной политике). Это скорее Положение или Инструкция. Туда надо включить:

  • ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары (работы, услуги) в интересах организации (например, водитель в случае поломки служебного автомобиля в пути может оплатить ремонт);
  • порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования. Согласовывать расходы можно разными способами. Например, можно предусмотреть предварительное согласование или получение визы руководителя на каждом заявлении или ином документе о возмещении понесенных расходов (последующее одобрение);
  • перечень расходов, которые подлежат возмещению (например, услуги автомойки, приобретение канцтоваров, запчастей для оргтехники);
  • список работников, имеющих право нести расходы в интересах организации, оплачивая их собственными средствами с последующим их возмещением. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности;
  • предельную сумму расходов каждого вида, подлежащую компенсации;
  • перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации;
  • сроки представления документов;
  • сроки и порядок выплаты компенсации.

Например, можно установить, что работник должен составить заявление (служебную записку, отчет) на имя руководителя организации о возмещении расходов с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы. А можно просто прописать, что для компенсации расходов используется авансовый отчет, несмотря на то, что подотчет деньги не выдавались. Просто очень удобный бланк.

Документ, составленный в произвольной форме, но содержащий все обязательные реквизиты, можно использовать в качестве первичного учетного документа (пп. “г” п. 9 ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”).

К сожалению, образцов у нас нет, потому что у всех разные условия и список расходов, которые компенсируются.
Если расходов таких не много, то можно вообще приказами обойтись под каждую конкретную компенсацию.