Добрый день, подскажите, пожалуйста, как правильно, а также с минимальными трудозатратами и максимальной экономической оптимизацией оформить работнику возмещение затрат на использование личного авто в служебных целях?
я пока нашла два варианта:
вариант 1 - оформить как компенсацию.
Тогда сумма, которую можно включить в затраты по налогу на прибыль не будет превышать 1200 (1500) руб в месяц, что намного меньше фактически затрат на топливо.
Ндфл, страховые взносы и алименты с такой компенсации не удерживаются. верно?
Можно ли установить фиксированную сумму (к примеру, 15 тыс руб).При этом разницу между 15 тыс (фиксир. сумма) и 1200 (1500) списывать в расходы, не принимаемые к уменьшению по налогу на прибыль?
ведение путевых листов является обязательным?
вариант 2 – оформить договор аренды транспортного средства без экипажа.
Тогда с него как налоговый агент мы должны удержать ндфл. Страховые взносы не начисляются. Верно?
Алименты в таком случае удерживаются?
Нужно ли вести путевые листы?
Есть ли вариант как-то оформить это возмещение без ведения путевых листов и удержания алиментов?
Начнем с путевых листов. Эти документы должны доказать проверяющим, что автомобиль реально использовался в Вашей хозяйственной деятельности. Это нужно и для подтверждения суммы компенсации, и для учета затрат на аренду автомобиля. Иначе говоря, чтобы соблюдать требование об экономической обоснованности расходов, путевые листы нужны.
Если будете платить арендную плату, то алименты придется удерживать. Если будете платить компенсацию – то удерживать алименты не нужно.
По компенсации. Да, НДФЛ и страховые взносы Вы не платите со всей суммы. Но всю сумму компенсации надо обосновать расчетом и первичкой. Иначе налоговики все, что Вы не сможете подтвердить, просто объявят доходом сотрудника. И доначислят Вам и НДФЛ, и взносы. И алименты придется удержать.
Идеального варианта нет. В варианте с компенсацией выигрывает сотрудник – нет НДФЛ, нет алиментов. Но компания проигрывает по налогу на прибыль. В варианте с арендой выигрываете Вы – учитываете затраты в полном объеме. Но сотрудник платит НДФЛ и алименты.