Нужна помощь при заполнении авансового отчета

Вроде бы все элементарно, но я запуталась:(
В ноябре купили картридж для принтера (назовем его №1). Оформили авансовый отчет и выплатили по нему деньги.
В декабре отдали картридж №1 в гарантийный ремонт, предварительно купив другой (пусть будет №2). На покупку картриджа №2 авансовый отчет составлен, но не оплачен. Из ремонта забрали акт, по которому продавец должен вернуть деньги.
В январе продавец вернул деньги на личную карту сотрудника. При оформлении возврата пришлось отдать подлинники документов, приложенных изначально к авансовому отчету на покупку картриджа №1.

  • Какие записи мне нужно теперь внести в авансовый отчет по картриджу №1?
  • Что писать в авансовом отчете по картриджу №2? Сделать его от января и указать как аванс деньги, полученные как возврат стоимости картриджа №1, остаток вернуть в кассу?
    Или
    Оформить декабрем (по дате документов), отдельно по нему выдать деньги сотруднику, отдельно оприходовать в кассу возврат за картридж №1

какой докумен на поступление? кому не оплачен? продавцу или сотрутнику?

Документ - товарный чек и кассовый. Сотруднику не возмещены расходы по авансовому отчету на приобретение картриджа №2

1.Д 10 Картридж1 К 71 100 руб
2.Д 71 К 51 100 руб
3.Д 10 картридж2 К 71 80 руб
4.Сторно поз.1 Д10 Картридж1 К 71 -100 руб (раз ни документов на возрат нет, и на приход не осталось). Либо просто поставте первую операцию на удаление.
5. Д 50/51 К71 20 руб.

Во-первых, нет подлинников, есть теперь только ксерокопии.
Во-вторых, у меня вопрос именно по заполнению: что я должна написать в авансовом отчете по картриджу №1? Просто приложить документ на возврат и все?

по хорошему, оригиналы должны быть у вас.
вы оформляете возврат - либо акт приема-передачи, либо товарную наклодную на возрат, либо УПД с признаком 2. и на основании этого делаете выбытие данного картриджа.
вы собственно как списывать этот картридж планируете? как возврат? или уже списали на расходы? как сформируете задолженность поставщика перед вами без подлиников, без корректного возврата?
но у вас еще и возврат ДС “не очень”, т.к. вернули не организации, а физ.лицу (видно сделали обратную операцию на ту карту с которой оплачивали).

поэтому и написала либо сторно, если есть более менее документы на возрат. либо удалять вообще приход.

У меня есть копии приходных документов и есть Заявление к товару ненадлежащего качества, на который установлен гарантийный срок. Подлинники забрали при оформлении возврата, это однозначное требование магазина.

Да, именно так.
По авансовому отчету мне тоже на эту карту деньги перечисляли.

Это проводками. А с авансовым - то мне что делать? По нему же деньги перечисляли на карту как перерасход по авансовому отчету, в ноябре. А, кстати, что нужно указывать в авансовом отчете при перечислении денег на карту? При выдаче наличными там предусмотрено указать “по кассовому ордеру №___ от “___” ________”. А при безналичной оплате?

Он остается. С копией документов. Сделайте пояснительную записку, что оригиналы переданы в связи с возратом товара по гарантии.
А документы по возврату к бух.справке, по которой сторнируете данный отчет. Можете к авансовому подшить 2 экз. справки.

в табличке

ничего

У меня получается приход от ноября 2020 года, а возврат (сторно) январем 2021 года, если у меня акт на возврат от января?

Да, так получается.
Главное чтоб у вас картридж не был списан на расходы, т.е. был на остатках, чтоб еще расходы не затрагивались. А то и их надо будет восстановить.

Да в том то и дело, что я на расходы сразу ставлю

восстановите его из расходов.

Какой датой? И на основании какого документа?

вот этой

Проблема в том, что отдали в декабре, получили ответ в январе. Акт забрал магазин при возврате денег. Никаких документов от декабря у меня нет.

ну так надо себе хотя бы ксерокопии оставлять. А то теперь у вас и картриджа нет, и документов на то, куда он делся, нет. Попросите у контрагентов дубликаты.

У меня есть документы на возврат от января

Или проще всего убрать совсем авансовый отчет, а перечисленную сумму записать как ошибочную и вернуть в кассу?
За это есть какие-то наказания?

а кто и как про это узнает? :wink:

Вы столько потратили на это времени и теперь все убрать)
У вас ведь вопрос остался только в том, что он попал в расходы.
Так уберите только списание в расход картриджа и все.
Если не хотите, то должны восстановить его из расходов. В принципе тут можно сделать либо датой передачи на гарантию, либо датой возврата.
Понятно что декабрем это сделать для целей н/о прибыли лучше.
Но если делать этим годом, то бух.справкой в Д91 К счет на которыс списали.

Наказание - если найдут в прибыли излишне принятые расходы - доначислят налог и пени)
По БУ - это не значительное искажение и нет по нему никаких наказаний.