Оплата бензина работникам

Мы планируем оплачивать бензин работникам, которые приезжают на работу на собственном транспорте. Как это правильно сделать, какие документы нужны?

Добрый день!

«В случае компенсации организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества (транспорта), такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц с учетом особенностей, изложенных выше, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.

Так, в частности, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы, можно отнести: акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ), путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и другие» (письмо Минфина от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Так что чтобы не платить НДФЛ и взносы, оформляйте путевые листы и прикладывайте чеки. К сожалению, придирки со стороны налоговиков возможны. В том смысле, что нет служебных целей. На это можно, например, возразить, что от дома до работы далеко, а общественный транспорт не ходит.

Спасибо.

Уточните пожалуйста, чеки на ГСМ оплачивать на определенную сумму или фактически израсходованные?

Фактически израсходованные