Мы планируем оплачивать бензин работникам, которые приезжают на работу на собственном транспорте. Как это правильно сделать, какие документы нужны?
Добрый день!
«В случае компенсации организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества (транспорта), такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц с учетом особенностей, изложенных выше, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.
Так, в частности, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы, можно отнести: акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ), путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и другие» (письмо Минфина от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Так что чтобы не платить НДФЛ и взносы, оформляйте путевые листы и прикладывайте чеки. К сожалению, придирки со стороны налоговиков возможны. В том смысле, что нет служебных целей. На это можно, например, возразить, что от дома до работы далеко, а общественный транспорт не ходит.
Спасибо.
Уточните пожалуйста, чеки на ГСМ оплачивать на определенную сумму или фактически израсходованные?
Фактически израсходованные