Организация сотрудника направляла в командировку на служебном автомобиле. Сотрудник чеки на ГСМ не предоставил. При выезде в баке автомобиля было 10,5 л горючего, после возвращения 8,5 л.
А как вы собираетесь компенсировать сотруднику ГСМ, если он чеки не предоставил? Исходя из какой стоимости?
Для компенсации расходов эти расходы должны быть документально подтверждены. Нет документов - нет компенсации.
Компенсировать сотруднику расходы на бензин без документов организация не планирует.
Но нужно оформит путевой лист, т.к. автомобиль служебный.
Тот факт, что транспорт служебный не обязывает оформлять путевые листы. Если кроме водителя в автомобиле никого нет, то можно обойтись без путевых листов
- На юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки на основании договоров перевозки грузов, пассажиров и багажа, а также перемещение лиц, кроме водителя, находящихся в транспортном средстве (на нем), и (или) материальных объектов без заключения указанных договоров (перевозка для собственных нужд), распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства (например, статьей 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 года N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения”).
Пункт 3 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26.
Но если по учетной политике организации при пользовании служебным транспортом путевой лист заполняется в обязательном порядке, то и заполняете его без указания прихода и расхода ГСМ, только пункты назначения.
Остается непонятным, что вы хотите отразить по этому путевому листу, если сами пишете, что компенсировать ГСМ не будут.
Доходу у организации неоткуда взяться.
Остаток в баке изменился, по сравнению с учетом до поездки, это нужно отразить в учете. Думаем, как это можно корректно сделать.
Непонятно, извините. Бензин принадлежал организации? Она его покупала? Тогда почему вы писали, что чеки непредставлены? На основании каких-то документов купленный бензин учитывался.
А если его покупал сам работник, то его и учитывать не надо - это не имущество организации.
На начало поездки в баке оставался бензин, купленный Организацией – 10,5 литров. В процессе поездки сотрудник покупал бензин (чеки на который не предоставил). На конец поездки в баке остаток – 8,5 литров.
Как в этом случае Организации правильно оформить путевой лист и учесть бензин?
Просто пишется остаток при выезде, остаток при возвращении и расход 2 л. Других вариантов я не вижу.
Можно приложить объяснительную от работника, что бензин был куплен, документы не сохранились, поэтому не приложены к авансовому отчету.