Оплата командировочных расходов за границу

Клерк.Консультации
,
1

Добрый день! Вопрос: Сотрудник организации был направлен командировку из Санкт-Петербурга в ОАЭ на 43 дня с 13.09.22 по 25.10.22.
По распоряжению руководителя суточные командированному работнику за все время нахождения , включая день въезда в РФ, оплачиваются из расчета 50 долл.США в сутки.
13.09.22 ему на карту был перечислен аванс на командировочные расходы в размере 100000 руб.
10.10.22 ему на карту дополнительно было перечислен аванс в сумме 30000 руб.
А/билеты к месту командировки и обратно , а также проживание в отеле были оплачены с расчетного счета организации в общей сумме 195000 руб.
По возвращении из командировки сотрудник 26.10.22 представил в бухгалтерию авансовый отчетом со след подтверждающими документами:

  1. Счет отеля на проживание.
  2. Эл. билеты и посадочные талоны.
  3. Чеки такси в количестве 16 штук на общую 420 дирхамов (с разрешения руководителя организации).
  4. Выписку со своего счета от 14.09.22 о покупке 1000 долл.США на сумму 62190 руб.
  5. Отчет по командировке.
    Просьба разъяснить как заполнить авансовый отчет и по какому курсу отразить и оплатить суточные и произведенные расходы на такси.
5

Добрый день.

Ответ: по курсу из справки по приобретению валюты, оставшаяся сумму по курсу на дату утверждения отчета.

Расчет:

Для ответа необходима дата утверждения, а не представления отчета. Допустим это 26.10.2022.

Курс доллара на дату утверждения отчета (26.10.2022?) – 61,3326 руб

Расчет суточные:

Всего суточных: 43*50=2150 долл, значит

  • 1000 по курсу из справки банка 1000 долл*62.19 =62190 руб.

  • 1150 долл по курсу на дату утверждения отчета (например 26.10.2022)

1150*61,3326=70 532,49 руб.

Итого сумма суточных в рублях = 62190+70532,49 = 132 722,49 рубля

Суммы валюты, купленной работником за счет полученного им аванса, оказалось недостаточно для оплаты такси. Значит, этот расход работник оплатил в дирхамах не представив справку о покупке валюты.

Чтобы пересчитать стоимость проезда на такси в рубли для отражения в авансовом отчете и расчетов с работником, надо:

  1. Определить, в какой части этот расход был оплачен работником за счет выданного в рублях аванса. Для этого из суммы рублевого аванса нужно вычесть расходы командированного работника (в хронологическом порядке):

100 000 руб + 30 000 руб – 132 722,49 руб = - 2 722 ,49 рубля долга организации перед работником

  1. Пересчитать сумму в валюте, уплаченную работником за счет собственных средств, в рубли (по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета на примере даты 26.10.2022)

Курс иностранной валюты, не включенной в Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к рублю устанавливаются Банком России (далее - Перечень), может быть определен с использованием установленного Банком России официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса и курса иностранной валюты, к доллару США.

В качестве курсов иностранных валют к доллару США, не включенных в Перечень, могут быть использованы котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters, Bloomberg или опубликованные в газете “Financial Times” (в том числе в их представительствах в Интернете).

Данные рекомендации содержатся в письме Банка России (<Письмо> Банка России от 14.01.2010 N 6-Т)

Обменный курс на 26.10.2022 USD/AED (Доллар США/Дирхам (ОАЭ)) (Источник: free currency rates, доступен на История обменного курса валют Доллар США (USD) и Дирхам (ОАЭ) (AED) за 2022 год. free currency rates (FCR) )

1 долл – 3,67 дирхам

Курс доллара на 26.10.2022 – 61,3326

Соответственно расчет будет следующие:

400 дирхам /3,67 дирхам/долл *61,3326 руб/долл = 6684,75 руб

Соответственно сумма средств, которую необходимо возместить работнику:

2 722,49 + 6 684,75 руб = 9 407,24 рубля.

Обоснование:
Нормы суточных и возмещения командировочных расходов организация вправе установить в своем ЛНА.

За день выезда из РФ платите суточные по нормам для загранкомандировок, за день въезда - по нормам для России (п. п. 18, 20 Положения о командировках).

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 18 Положения N 749).

НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляйте на суточные в части превышения 2 500 руб. в день.
Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматива нет.

Валютные расходы для налога на прибыль пересчитайте по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет, берите курс Банка России на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, - курс на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина от 19.08.2022 N 07-01-09/81220, от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324).
Оплаченные валютой расходы отразите в рублях по тому же курсу, что и для учета налоговых расходов (Указания по заполнению АО-1).

Расходы работника в загранкомандировке, оплаченные в иностранной валюте, для отражения в авансовом отчете и проведения взаиморасчетов надо пересчитать в рубли.

Если на командировочные расходы аванс был перечислен в рублях на банковскую карту работника или ему была выдана корпоративная банковская карта в рублях, то произведенные работником расходы в валюте учтите при расчетах с ним в суммах, фактически списанных банком по установленному им курсу (Письма Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318, от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).

В случае если по возвращении из командировки работник не представил документ, подтверждающий покупку валюты, для пересчета в рубли расходов, оплаченных в валюте, применяйте курс Банка России.

Таким образом, если командированному работнику выдаете аванс в рублях, то для пересчета в рубли его расходов в валюте используйте следующие курсы:

Снимок

6

Добрый день!
Спасибо большое за развернутый ответ, но возникли вопросы:

  1. Относительно примененных курсов валют.
    При расчете суточных использовались 2 курса доллара США:
  1. На 26.10.22 –дата утверждения АО
  2. На 14.09.22- дата покупки валюты по выписке банка

При этом не учтен курс доллара на дату перечисления второго аванса 10.10.2022 в сумме 30000 руб. К этой дате была уже использована вся ранее приобретенная валюта в сумме 1000 долл США , подтвержденная справкой банка , и согласно Письма МинФина от 19 августа 2022 г. N07-01-09/81220 для расчета суточных в такой ситуации должен применяться курс доллара на дату перечисления аванса -10.10.22. Курс на эту дату составил 61,2475 руб. Если перевести этот аванс в доллары , то расчет суточных будет выглядит таким образом:

Кол-во долл. Курс Сумма (руб.) Дата для применения курса
1 000,00 62,19 62 190,00 14.09.2022
489,82 61,2475 30 000,00 10.10.2022
660,18 61,3326 40 490,81 26.10.2022
2 150,00 132 680,81

Если мои рассуждения неверные, то поправьте меня, пожалуйста.
2. И еще такой вопрос: почему в расчетах Вы исходили из логики того, что расходы на такси командированный сотрудник оплачивал не из подотчетных средств, а из своих средств? Ведь он мог приобрести дирхамы сразу же по прибытию к месту командировки, т.е. из тех подотчетных средств, на которые были куплены доллары (14.09.22 было приобретено 1000 долл. США) . Или это не имеет принципиального значения?

7

Марина, добрый день, уточните пожалуйста такой момент - при перечислении аванса было ли указано на что выдается аванс, то есть было ли указание что деньги перечисляются на суточные?

8

Добрый день, Гульнара!
Нет, в ПП было указано , что перечисляются денежные средства под отчет, без конкретики.

9

Добрый день!

Норма о возможности применение к расчету суточных курса ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст 272 НК РФ) возможна только в части авансовой суммы.

Конкретный срок выдачи аванса на оплату расходов на командировку нормативными актами не установлен.

При этом следует учитывать, что термин “аванс” не имеет специфического правового содержания, которое отличалось бы от общепринятого, под которым понимается предварительная выплата (перечисление) определенной денежной суммы в целях выполнения для работодателя определенного рода работ, услуг (в данном случае - для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы работника).

Текстуальный анализ [п. 10] Положения № 749 позволяет прийти к выводу, что выплата (перечисление) денежной суммы в виде аванса на командировку должна быть произведена не позднее начала самой командировки, то есть не позднее дня выезда в командировку, которым считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного ([п. 4 Положения № 749).

Соответственно обе суммы, перечисляемые сотруднику, уже находящегося в командировке авансом не признаются. соответственно к ним будет применяться курс по справке банка и на остаток курс на дату утверждения авансового отчета.

Правда тут необходимо отметить следующую особенность если деньги на карте лежат в рублях, а платеж с нее в загранпоездке будет проводиться в инвалюте. В такой ситуации для пересчета валютных расходов работника компании возьмите обменный курс, установленный банком на дату списания средств. Данный курс может быть подтвержден справкой о движении денег на счете, заверенной кредитной организацией (Письма Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318 и от 10.07.2015 N 03-03-06/39749)

10

В этой части вы правы. Отражение средств расходованных в командировке должно производиться в хронологическом порядке. Однако по сути математически суммы при расчете должны получиться одинаковыми.

11

Добрый день, спасибо!

1 лайк