Оплата в долларах

Здравствуйте! Сотрудник с личной карты оплатил маркетинговое исследование на американском сайте в долларах. Представил в бухгалтерию скриншот счета с сайта и справку банка о расходной операции с долларового счета, а так же само маркетинговое исследование на 200 листах.
Вопрос: 1. Не будет ли нарушением компенсация организацией затрат сотрудника в рублях по курсу доллара на дату оплаты исследования.
2. Можно принять такой расход в целях налогообложения?

1 симпатия

Здравствуйте!

Одним из документов, подтверждающих расходы организации на приобретение через подотчетных лиц товаров, работ, услуг, является авансовый отчет (форма N АО-1). В случае когда аванс работнику не выдавался, оснований для оформления авансового отчета нет. Если работник организации оплачивает услуги за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, оформляется и возмещается потраченная сумма на основании авансового отчета. Он утверждается руководителем организации. В силу ст. 183 Гражданского кодекса РФ его подпись на бланке формы N АО-1 заменит исходное поручение о выплате аванса. После утверждения руководителем авансового отчета организация вправе возместить работнику стоимость приобретенных услуг. Можно принять такой расход в целях налогообложения прибыли или УСН.

В отношении исследования на английском языке. Первичный учетный документ, который составлен на иностранном языке, должен быть построчно переведен на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухучета).

На необходимость перевода таких документов неоднократно указывалось в официальных разъяснениях (см., например, Письма Минфина России от 20.01.2021 N 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 N 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 N 03-07-14/71801).

При этом в некоторых письмах уточняется:

  • перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и сам налогоплательщик (его работник) (Письма Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 N 03-03-05/170, от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 N 20-12/89132.1);

  • перевод должен быть оформлен на отдельном листе бумаги (Письма УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 N 20-12/89132.1, от 19.05.2006 N 20-12/43886@).

В отношении предоставления скана первичных документов. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, оправданные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Так, п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) определено, что копией документа является экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость, признается заверенной копией документа.

При заверении копии документа под реквизитом “подпись” указываются:

  • слово “Верно”;

  • наименование должности лица, заверившего копию, и его собственноручная подпись;

  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

  • дата заверения копии.

В отношении формы первичных документов – например, счет. Общие требования к первичным учетным документам заключаются в следующем:

  • документы должны быть составлены с соблюдением установленных форм. Если же форма документа не установлена, он должен содержать все обязательные реквизиты. Можно составить бухгалтерскую справку;

  • документы должны быть подписаны;

  • документы на иностранном языке должны содержать построчный перевод на русский язык;

  • документы должны содержать только допустимые исправления, которые оформлены с соблюдением установленного порядка.

В отношении покупки сотрудником услуги и риска возникновения НДФЛ. Налоговые органы могут рассмотреть такую операцию как факт покупки организацией услуг у физического лица и потребуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении услуг работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения услуги от имени и в интересах организации может быть прямое указание на данную организацию в документах на оплату или попросить указать организацию в счете. В Письме Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219 указано, что если работник в качестве отчета о приобретении услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика , а также указаны наименование и стоимость услуги, то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, не могут являться объектом налогообложения по НДФЛ.

При отсутствии оформленных счета и платежного документа по вопросу налогообложения НДФЛ данного дохода возможен спор с налоговым органом.

В отношении компенсации организацией затрат сотрудника в рублях по курсу доллара на дату оплаты исследования. Расходы, оплаченные работником сверх суммы аванса (собственными средствами), пересчитывают в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 НК РФ). Если курс валюты при последующем пересчете повышается, то возникает отрицательная курсовая разница. При понижении курса образуется положительная курсовая разница. Положительные курсовые разницы включаются во внереализационные доходы и увеличивают налогооблагаемую прибыль, а отрицательные - признаются внереализационными расходами и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Спасибо!

Спасибо. А если, например, с сайта иностранного поставщика услуг в электронном виде скачан инвойс с реквизитами Российской организации- покупателя. В этом инвойсе указана сумма НДС , которую иностранный поставщик платит в Российский бюджет, а так же номер счета-фактуры.,
ИНН / КПП иностранной организации, вставшей на учёт в РФ. Подписи и печати в инвойсе не предусмотрены. Не будет ли такой инвойс являться косвенным подтверждением расхода и появится ли в этом случае возможность принять траты в расход в целях налогообложения? Заранее спасибо за ответ.