Здравствуйте! Мне предстоит принять дела от другого бухгалтера по ООО на ОСНО. Где можно посмотреть готовый чек-лист, памятку, по которой можно организовать прием-перелачу и ничего не забыть. Какой должен быть порядок? Как быть если бухгалтер не захочет передать базу 1С. Заранее спасибо.
Дополнение: передача дел не в офисе, а с переездом в другой офис.
Приветствуем вас, Наталья!
Процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера (мы правильно поняли, что речь идет о нём?) законом не установлена. На практике данный процесс обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, непосредственную передачу дел, подписание акта приема-передачи дел.
Тем не менее, на бухгалтера распространяются все гарантии, установленные трудовым законодательством. Например, при увольнении по собственному желанию, работодатель обязан в последний день выдать трудовую книжку (если она бумаге) и сделать все расчеты, в том числе компенсировать отпуск, который не был использован работнику и т.д. Задержать бухгалтера более чем на двухнедельный срок не получится, даже если бухгалтер не передаст документы. Т.е. вам следует договориться и даже поощрить человека, чтобы все было нормально. Например при выпалить компенсацию, если будет увольнение по соглашению сторон.
Также, скорее всего, вам нужно будет провести инвентаризацию. Она проводится в установленном порядке. Инвентаризация нужна, если в трудовом договоре с главным бухгалтером закреплено условие о полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).
Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера, законом не установлен. Как правило, передаче подлежат документы, денежные средства и материальные ценности (например, печати, ключи от офиса и сейфа и т.д.), за сохранность которых несет ответственность главный бухгалтер.
К документам, которые подлежат передаче, относятся, в частности, следующие:
- учредительные документы, например устав организации;
- регистрационные документы организации, например свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, в частности учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и пр.;
- сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
- акты проверок контрольных (надзорных) органов.
Кроме этого, целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения (строго говоря, давать он их не обязан), касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской организацией и контролирующими органами.
Все это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить, в частности, отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.
Акт составляется в произвольной форме, но важно, чтобы там были все реквизиты.
Если бухгалтеру официально передавались программы по 1С, то можно требовать также передать по акту информацию, в том числе ключи к 1С, руководства пользователя и т.д.
Относительно самих баз данных, то они должны резервироваться, архивироваться организацией. Если этого нет, придется очень сложно, т.к. если у бухгалтера нет прямой обязанности в должностной инструкции и других документах, подписанных бухгалтером, о том, что отвечает за базы данных и обсосан их передать, то и нет ответственности. По закону очень сложно привлечь к ответственности, именно поэтому тут важно наладить сотрудничество. Т.е. организации тут уязвимы.
Место передачи (у вас тоже был этот вопрос) не имеет большого значения, конечно, если там какие-то материальные ценности, тогда будут неудобно ездить туда-сюда. Но никаких запретов, например, составить такой акт на Кипре, например, нет.
1 лайк
Александр, спасибо вам большое! Я не надеялась, что кто-то так подробно ответит. Спасибо огромное. Так-то я накидала список, но, в моем многого не было из того, что вы ответили.
1 лайк