Применение сменных рапортов формы ЭСМ-3

Здравствуйте. Общество на ОСНО, основная деятельность золотодобыча. ранее использовали для подтверждения расходов по гсм производственных участков (бульдозера, погрузчика и другая землеройная техника) путевые листы по форме ЭСМ-2. в 2022 году перевели все самоходные машины выше указанные на рапорта ф. ЭСМ-3+ немного доработали унифицированную форму. допускается ли использование ЭСМ-3 такой техникой или они больше подходят для строительны
х организаций и у нас будут риски со стороны проверяющих органов по обоснованию расходов на ГСМ? заранее спасибо!

Добрый день.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Организации вправе самостоятельно определять формы применяемых ею первичных учетных документов. Это могут быть как унифицированные формы первичных документов, так и документы, самостоятельно разработанные организацией при условии, что такие документы содержат все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, а также Указания по их применению утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В п. 2 этого Постановления отмечено, что эти формы должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств.

Расходами для целей налогообложения признаются расходы, отвечающие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть документально подтверждены, экономически обоснованы и направлены на получение дохода.

НК РФ не содержит указаний, как именно организация должна доказывать экономическую обоснованность понесенных расходов. Как правило, экономическую обоснованность доказывают путем оформления документов, из которых следует, что расходы понесены организацией исключительно для производственных нужд.

При эксплуатации спецтехники организация несет расходы, в том числе, и на приобретение топлива. Следовательно, организация должна доказать, что приобретенное топливо было использовано в производственных целях. И таким доказательством является заполненный путевой лист.
Сам по себе путевой лист не подтверждает факт приобретения топлива. Путевой лист - это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта”). То есть, путевой лист – это тот документ, на основании которого можно сделать вывод, что техника фактически работала, то есть, эксплуатировалась. А для ее работы необходимо топливо.
А приобретение топлива подтверждается товарными накладными. Но эти документы не подтверждают факт использования топлива в процессе осуществления деятельности организации.
И только вместе: документы на приобретение топлива и путевой лист будут являться документальным подтверждением и экономическим обоснованием понесенных расходов организации (ст. 252 НК РФ).

Организация вправе разработать и утвердить свою форму путевого листа, предусмотрев в нем только необходимые ей реквизиты для учета работы спецтехники, в том числе реквизиты первичного документа, предусмотренного ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. За основу такого путевого листа можно взять рапорт о работе строительных машин (механизмов) (форма N ЭСМ-3), утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Здравствуйте. спасибо за расширенный ответ, однако из вашего ответа я не совсем поняла по поводу применения все таки путевого листа или рапорта насколько принципиально название первичного документа? в уставе автомобильного транспорта речь идет про ПЛ транспортных средств осуществляющих перевозку людей и грузов. я вопрос задавала про самоходную технику, я понимаю что мы можем сами разработать форму путевого листа но путевой лист не может быть рапортом? он должен так и называться путевой лист так тогда получается. в приведенном вами Постановлении 78 утверждаются формы первичных учетных документов в том числе и путевой лист и рапорт. во всех нормативных документов речь идет про путевой лист и никто не пишет про рапорт.

1 симпатия

Как уже было отмечено выше для целей налога на прибыль расходы принимаются только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Перечень таких документов, которыми можно подтвердить расход, налоговым законодательством не установлен.

В Письмах Минфина от 22.06.2016 N 03-07-11/36393, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458 указано, что «Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором)».

В данном случае нет принципиального различия как будет называться документ, который фиксирует работу самоходной техники: путевой лист или рапорт. Главное, чтобы этот документ содержал все необходимые реквизиты первичного учетного документа. Закрепите его форму в своей учетной политике.

Ваша организация не является специализированной транспортной компанией. И из вопроса следует вывод, что ваша техника не передвигается по дорогам общего пользования. Я имею в виду постоянно. Возможно для транспортировки ее на какой - нибудь другой карьер бульдозер и поедет своим ходом по дорогам общего пользования. Но в основном ваша техника используется, так сказать, по месту добычи и, например, погрузчики и землеройная техника, выполняют работу в период своей остановки, а не во время своего передвижения. То есть, в данном случае топливо расходуется по времени в зависимости от нагрузки. И для фиксирования времени работы также можно использовать унифицированную форму путевого листа или рапорта, или же разработать свою форму. Налоговики обязаны будут принять такую форму, если она содержит все необходимые для первичного документа реквизиты, утверждена в учетной политике организации и правильно заполнена. Иных требований в первичным документам для учета и списания топлива для целей налогообложения глава 25 НК РФ не содержит.

ясно, спасибо!