Здравствуйте! Мы ООО, потеряли трудовую книжку сотрудника, как её восстановить? Можете написать инструкцию.
Приветсвуем вас!
Если ответчать кратко, то нужно выдать дубликат сотруднику.
Что делать в этом случае очень подробно указано в п.п. 27 - 29 порядка, утвержданного приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н “Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек”:
- Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
- Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с главами I - IV настоящего Порядка.
В дубликат вносятся следующие сведения:
сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, заполняются следующим образом:
фамилия, имя и отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
д) первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнена трудовая книжка;
е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;
ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.- Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе “Сведения о работе” в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. В случае если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
Трудовую книжку НЕ сотрудник потерял, а мы, что нам делать? Отправлять сотрудника самостоятельно восстанавливать книжку через СФР или МФЦ? Или мы можем восстановить её как то?
Да, мы поняли, что вы, но восстановление точно такое, оформляется дубликат.
Нет, дубликат оформляет в любом случае только текуший работодатель. СФР и МФЦ тут вообще не при чем, это ваши обязанности. От СФР, возможно, вы смоежте получить сведения, чтобы внести в дубликат трудовой книжки сведения.
Опять-таки у работдателя есть ответственное лицо за хранение трудовых книжек, причем этот человек материально ответственностость. В любом случае нужно выяснить по чьей вине произошла утрата трудовой книжки. Это важно, чтобы понять, кто будет покупать бланк трудовой книжки, т.к. это должно сделать виновное лицо.
Если приказом специально не назначался человек ответственынй за ведение и хранение трудовых книжек, то ответственность несет лично руководитель ООО…
И у вас, кстати, должно вестись 2 журнала, если есть есть бумажные трудовые книжки.
Уточните, нам нужно заказать выписки из трудовой и самим внести эти данные? а как быть с печатью организаций?
Да, все, что вы можете делаете именно вы, там где вы не можете должен получить сотрудник нужную информацию для дубликата трудовой книжки.
А что с печатью не так? Подписывает и заверяет своей печатью дубликат трудовй книжки текущий работодатель. Или ваша органиазция работает без печати?
То есть сотрудник запрашивает справку СТД-Р, мы на основании этой справки заполняем дубликат и проставляем свою печать. Уточните, остальные организации остаются без печати или сотруднику нужно обходить прошлые места работы и проставлять печати?
Да, именно. Любой официальный документ, подверждающий работу (справки, трудовые договоры, выписки из приказов и т.д.). Только в этой справке (СТД-Р) может быть не вся информация.
Остальные организации ничего не ставят (ни подписей, ни печаталей) в дубликате трудовой книжки, только текущий работодатель там все ставит.
От предыдущих может потребоваться справка или что-то еще, чтобы подвердить, иногда это бывает нужным. Но к дубликату, который вы даете именно вы, они не имеют отношения.