Добрый день. В организации есть автомобиль. На ней директор иногда совершает поездки к контрагентам, иногда возит груз покупателям. Транспортная накладная оформляется только при перевозке груза покупателям. Также директор совершает поездки по личным делам. Чеки на бензин директор не предоставляет и оплачивает бензин сам. Нужно составить соглашение между директором и организацией о том, что директор сам обслуживает служебный автомобиль и покупает бензин за свой счет даже если поездка бывает по служебным делам? Если , например, за месяц было совершенно только несколько поездок к контрагентам для ведения переговоров и путевые листы не оформлялись на эти поездки, то правомерно относить на затраты амортизацию автомобиля?
Добрый день ! Возможность заправки служебного автомобиля за свой счет зависит от политики компании и может быть оговорена в документах, регулирующих использование автомобиля в рамках служебной деятельности. ( доп. соглашение к трудовому договору, в котором прописана возможность использования служебного авто для личных нужд и на каких условиях, в частности (за чей счет и какие расходы), приказ о предоставлении автомобиля для использования в личных или служебных целях).
Для подтверждения расходов в виде амортизации в целях налога на прибыль при приобретении автомобиля кроме путевых листов могут использоваться иные документы, оформленные в соответствии с требованиями российского законодательства.
НК РФ не содержит запрета не учитывать налогоплательщику те или иные расходы, в том числе затраты на ГСМ в целях налога на прибыль.
Использование служебного автомобиля в производственной деятельности может быть подтверждено и другими способами, например данными системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
Спасибо