Добрый день!
Провели сверку с поставщиком и случайно узнали, что наш сотрудник перевел оплату поставщику по договору нашей фирмы со своей личной банковской карты (как оказалось, еще в 2022 году). Сотрудник рядовой (не директор, не учредитель). Кассы у нашей организации нет, с наличностью не работаем. Как нам правильно завести данную оплату в бухучет и закрыть долг перед сотрудником, чтобы не было нарушений, не пришлось платить дополнительные налоги? Какие документы должны быть, договоры?
Добрый день!
Ситуация, конечно, нестандартная. Я бы сделал так.
Пусть сотрудник напишет заявление на компенсацию по статье 164 ТК РФ. Приложит к нему выписку из банка, что конкретная оплата поставщику проведена через счет сотрудника. Руководитель согласует возмещение.
В поле 24 платежного поручения укажите “Возмещение расходов работника, произведенных в интересах организации”. Поле 20 оставьте пустым - возмещение расходов – это не доход работника (п. 1 ст. 41 НК РФ, приложение 1 к Положению Банка России от 29.06.2021 № 762-П, письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219).
Проводки я бы сделал такие, как при исправлении прошлогодней ошибки:
Дебет 84 Кредит 76
Дебет 76 Кредит 51