Организация (ОСНО) направила сотрудника в командировку. Проживание в гостиницы было оплачено с корпоративной карты, которая оформлена на Генерального директора и привязана к расчетному счету.
После возвращения сотрудника из командировки были составлены два авансовых отчета: от Генерального директора и от сотрудника.
Вопросы:
Какими проводками должна быть отражена оплата гостиницы по корпоративной карте?
Можно ли сразу в авансовом отчете Генерального директора принять в расходы проживание в гостинице? Если нет, то каким документами в отчете сотрудника должны быть подтверждены расходы на проживание?
Добрый день ! Изучив ваши вопросы, хочу ответить следующее :
Снятие денежных средств через банкомат или оплата с помощью ее товаров, материалов и т.д. отражается проводками: Дт 71 Кт 55. При этом, если корпоративная карта привязана непосредственно к расчётному счёту, то счёт 55 использовать не нужно. То есть проводка будет Дт 71 Кт 51. Затем вы списываете через Авансовый отчет с подотчетного лица эти суммы.
В такой ситуации указать в авансовом отчете стоимость проживания за двоих должен только директор, то есть тот сотрудник, который оплатил расходы, на которого оформлена карта. Для того, чтобы исключить вопросы со стороны проверяющих, от сотрудника можно получить служебную записку в свободной форме. Из нее должно быть понятно, что проживание второго сотрудника оплачено в связи с производственной необходимостью.
Генеральный директор в командировку не направлялся, карточка сотруднику не передавалась. Оплата билетов и проживания осуществлялась с карты заранее.
После возвращения из командировки сотрудника генеральный директор и сотрудник предоставили авансовые отчеты. Генеральный директор отчитался за покупку билетов и оплату проживания сотрудника, сотрудник отчитался по остальным расходам по командировке и предоставил счет из гостиницы.
Можно ли в отчете генерального директора, предоставленном после возвращения сотрудника, расходы на проживание сразу учесть в расходах в целях налогообложения прибыли?
Добрый день ! Если оплата вся была с именной карты, оформленной на директора, значит авансовый отчёт будет только один - оформленный на него же. Авансовые отчёты нужно оформлять от имени директора, поскольку расплачиваться банковской картой вправе лишь то лицо, на которое она оформлена (см. Положение ЦБ от 24 декабря 2004 г. № 266–П). В расходы по налогу на прибыль такие расходы включаются.