Татьяна, добрый день!
В вашем вопросе затрагивается несколько немаловажных аспектов сразу.
Давайте по порядку их рассмотрим.
-
Удостоверение решений собраний.
Подтверждение фактов проведения собрания и состава участников осуществляется путем нотариального удостоверения, если участники ООО не установили другой способ подтверждения.
Вы пишете, что у вас в уставе такой иной способ установлен для принятия решений о выплате дивидендов. Такой вариант еще не доходил до оценки Верховным Судом РФ, но я считаю, что ООО вправе было определить способ подтверждения фактов в зависимости от рассматриваемого на собрании вопроса.
В вашем ООО решение все же было удостоверено у нотариуса - это допустимо, даже когда по уставу не требуется.
Если в этом решении отражено, что нотариальное удостоверение фактов проведения собрания и состава участников должны использоваться и в будущем, для принятия всех решений о выплате дивидендов - у налоговой могут возникнуть вопросы, т.к. порядок подтверждения данных фактов определяется в том числе единогласным решением участников, без внесения изменений в устав.
Вообще надо смотреть формулировку в уставе, чтобы понять, насколько она соответствует требованиям закона, с учетом судебной практики. -
Утверждение годовой отчетности.
В Законе об ООО установлены сроки, в течение которых общество должно провести очередное собрание участников для утверждения бухгалтерской отчетности, годового отчета и т.д.
За нарушение этих сроков предусмотрена административная ответственность в виде штрафа от 500 до 700 т.р. на юридическое лицо - ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ.
Во избежание рисков, в вашем ООО надо наладить процедуру своевременного ежегодного утверждения годовой отчетности, годового отчета - т.е. проведения очередного собрания участников.
В случае, когда факты проведения таких собраний удостоверяются нотариально, проведение собрания с нарушением сроков будет фиксироваться протоколом нотариуса.
Так что делать сейчас решения, не заверенные у нотариуса, большого смысла не имеет. -
Выплата дивидендов.
о 30 сентября 2022 года действует мораторий, в соответствии с которым выплата дивидендов не допускается.
Если вашим ООО принято решение об отказе от применения моратория (с публикацией на Федресурсе), то вы вправе выплачивать дивиденды без ограничений.
Если же нет, то посмотрите например вот эту тему , в ней довольно подробно разбирали вопрос рисков в связи с выплатой дивидендов.
Ну и подытожу, поскольку у вас возникают такие вопросы, в вашем ООО стоит провести экспертизу устава и имеющихся решений участников, чтобы минимизировать риски такого рода.