Компенсация удаленщику

Коллеги!
Согласно чудесным разъяснениям Минфина, компенсация удаленщику должна подтверждаться первичными документами (квитанции+документы об оплате за э/э, интернет, договоры купли-продажи или чеки, подтверждающие стоимость личных ноутбуков и т.п.). Я, конечно, понимаю, что маразм крепчал, но при наличии большого числа удаленщиков (да даже и малого) выполнить сие - дело гиблое. Кто и когда видел квитанции за интернет, если все давно платят через личные кабинеты?)
Ситуация такая, что “казнить нельзя помиловать”. Компенсацию ты начислить должен, т.к. иначе это приравнивается к невыплате зарплаты. Но начислить ты ее без подтв.документов не можешь , будь добр еще НДФЛ и взносы. И к расходам по прибыли не принимай, т.к. нет подтв.документов.

Есть мысль в Положении об удаленной работе прописать, что данная компенсация начисляется без подтв.документов, в фиксированной сумме, мы готовы ее уже НДФЛ и взносами обложить. Но тогда это формально не компенсация, а доплата. Природа компенсации в возмещении именно понесенных расходов. Т.е. опять, получается, компенсацию не начислили…

У кого такая ситуация - как выходите из положения?

1 симпатия

Такой вопрос стоял перед нами, но мы пока ничего не платим, хотя там в разъяснениях стоит, что вот Интернет и т.д. Предъявить таких таких документов, ясно, что работник не сможет, т.к. у него Интернет на все время, а не только на время работы. Это как пример.

Поэтому работодателю, чтобы соблюдать ТК РФ, нужно будут производить экономические расчёты. У экономистов есть разные инструменты, чтобы обосновать расчёты. Мне кажется в текущих условиях может быть такой выход.

Способ “в лоб” решения придумал один банк, но там они прописали кучу документов и даже установили специальную программу работникам, которая следила за тем, где они они в Интернете в рабочие часы. Опять-таки, тут еще работник должен согласиться на такую программку, либо работодатель должен свой ПК выдавать, со своим Интернетом и программками. Технически все это можно, но требует немного продвинутую IT-службу. В большинстве МСП таких специалистов нет, а даже если они и есть - они другие задачи решают.

Честно говоря, у нас сотни сотрудников на удаленке и вопрос выплаты компенсаций даже не всплывал.
Но исходя из того, что в расходы должны приниматься только документально подтвержденные суммы, то рассматриваемое требование ФНС вполне адекватно (а то я ого-го, что выставлю на компенсацию).
Думаю, на самом деле, перечень компенсаций не столь и обширен: эл.энергия, транспорт, ноутбук/компьютер (наверное, самое неудобное для компенсации), связь. И стоит разработать и довести до сотрудников перечень представляемых ими документов и установить отчетный период. Н вот как считать эл.энергию, амортизацию и тп - вот это сложнее. Ладно, потребление ноута в квт*ч можно умнождать на данные табеля рабочего времени и на тариф эл.эн., но какими документами доказать право собственности на ноут…вряд ли чеки у всех есть).

Умножать потребление ноута на данные табеля - это тот еще трэш. У меня в бухгалтерии и так аврал и вечные переработки, рук не хватает. На зарплате больше чем на 100 чел на 2 ЮЛ и 1 ИП с сотрудниками, зарплатных отчетах, кадровом делопроизводстве и ведении учета производства сидит 1 человек. Считать такую хрень я уж точно не хочу и не буду. Слишком несопоставимы трудозатраты и экономический выхлоп.

1 симпатия

Мы, к сожалению, не банк, и продвинутой IT-службы, способной обеспечить такой учет, а также отдельных экономистов по расчету подобной фигни типа нормирования не водится от слова “совсем”. Людей по минимуму и занимаются они тем, что действительно важно и нужно…

дело договорное. строгой обязательности нет. но если договорился - то конечно обязан исполнять свой же договор.

ну это когда обещал.

вот блин…
договоритесь выплачивать не “бук 1000 + тырнет 1000 + электричество 1000”, а “бук 3000” и будет щщасте

и к расходам принимай. потому что таков договор , а каких то подтверждающих - … ну если только сделать распечатку с принтера сколько у него на текущую дату листиков уже отпечатано )))))
что-то подобное и в мозгах компьютера наверняка есть - типа сколько раз клавишу и мышку “вжали” )))))
ну сочините ещё до кучки использование а/м - дескать он хоть иногда но должен и оффис посещать, или инстанции какие-нить… до кучки отдельная компенсация добавится. правда лимитированная для прибыли отметкой в 1200 / 1500 рябчиков в зависимости от егойной тачки.

Вообще-то в во втором абзаце ст. 316.6 ТК РФ сказано:

“При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору”.

Т.е. это императивная норма закона (договорами её нельзя не исполнять), если вот с ведома работодателя используется ПК.

Спасает пока то, что нет пока ни трудовых споров и ГИТ не проверяет активно это, но всё еще впереди, т.к. постоянно пишут и говорят об этом.

Тут Вы правы, Минфин РФ указал, что работодатель может принять локальный акт, как рассчитывать эту компенсацию. Я бы с работниками подписывал акты еще.

Обязан. Статья 312.6 ТК РФ.

Как же щщасте, если надо стоимость сотрудника ноутбука подтвердить… У кого чеки на сие хранятся? “При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях.” - Письмо Минфина от 31.03.2021г. № 03-03-06/1/23415…

У нас обязательный ежегодный аудит, без подтверждающих доков отправить в расходы по прибыли нельзя. А потом еще и обложить взносами могут заставить, т.к. нет подтверждающих доков - значит это не компенсация…

Мы готовы локальный акт о расчете подписать… Тут весь затык именно с подтверждающими документами, даже если мы пропишем в компенсации только ноут… Опять же см. Письмо Минфина № 03-03-06/1/23415 от 31.03.21…

ну а если не определено, то… то естественно ничего и не положено
можно было бы и определить, и всё бы было бы хорошо, но… у Вас возникает проблема с подтверждением. а ежели проблема, то лучше в этом месте и не связываться.
потому что проблема действительно будет как с подтверждением оплаты, так и … а какая доля того же электричества используется на личные цели, а какая - на рабочие - ? тоже не очень хорошо.
Хотя… за уши можно было бы притянуть те нормы, которые в Вашем регионе выплачивают компенсацией сельским педагогам.
ну и… может можно уговорить данного сотра платить в местах оплаты, или хотя бы в банкомате.

Это в НК РФ такая логика, в ТК РФ - иная логика, если не определена и используется, значит РАБОТОДАТЕЛЬ виновен, что не определил и не платит, тем самым ущемляя права.

ну вообще-то возмещать компенсацию за использование личных вещей и обычному работнику нужно!
это итак понятно.
но если нет договорённостей, нет выплат, нет… ничего нет, то никто и никогда не станет со следственными мероприятиями гоняться за ним и принуждать сознаться его в том, что он всё же использовал иногда личный велосипед, для того чтобы отвести что-то…

А вот когда выплаты есть, то тут уже нужно иметь полную доказательную базу обосновывающую необходимость выплаты, её размеры и прочее что связано с выплатой

она ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ договорными путями

а не будет ведома! вот и весь разговор.

всем обязан. люббому работнику. если всё как полагается оформлено.

а чеки тут при чём? как по чекам Вы определяете размер компенсации?
у меня три бука стоимостью 20 тыщ, 40 тыщ и 70 тыщ… чеки есть.
какая компенсация полагается за их использование? и как Вы это посчитали?
вообще, всегда до этого считал, что это договонными отношениями определяется. и даже если нет чеков.
хотя, на такие вещи у нормальных людей чеки есть. авось не сторублёвая покупочка. наверняка даже коробочка от него цела!

а как считать они сказали? ну вот есть чек. 40 тыщ стоит. как будем считать?

Если характер работы или выполняемая трудовая функция предполагает использование личного имущества работника, то у работодателя возникает обязанность и отсутствие локального акта или соглашения - его проблема.

Это прямо следует из ряда фундаментальных норм трудового права, например, ст. 22 ТК РФ “Основные права и обязанности работодателя”:

Работодатель обязан:

обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей…

кто будет гоняться и исследовать “а использовал”?

права - не обязанность. человек их не заявляет. кто должен за ним гоняться и пытаться всучить?

А как же! Берем стоимость ноутбука, определяем срок полезного использования, высчитываем ежемесячную амортизацию, затем локальным актом определяем, что например, 60% времени в месяц сотрудник будет работать. И возмещаем ему 60% месячной амортизации. Только вот документы на приобретение ноута должны быть, чтобы подтвердить его первоначальную стоимость)

нет проблем, если все со всем согласные.

а работник сам…
и что теперь? директора к стенке поставить?

ГИТ и работники недовольные.

Что сам?

и кто его должен определять? и на каких расчётах? подгоняем под нужный результат с целью отмазаться “а вот мы считали”. а чего считали - ?

ага… тоже типа под нужный результтат подогнали

в общем… если надо, то компенсация за бук стоимостью 20 тыщ будет в 3 раза дороже бука который за 70.
конкретную цифру мы обсуждаем с клиентом. а все эти расчёты - просто для того что бы при случае сунуть, якобы это действительно расчёт.

да есть у нормальных людей документы на такие вещи как буки!

ну а если уж так приспичило цену вывести, то возьмите по данным нескольких магазинов продажную цену конкретной марки и определите среднюю. ну вот ей и пользуйтесь.

тоесть этот работник три года работал и был всем довольный. ничего не заявлял. а потом вдруг ни с того ни с сего ГИТ появился? и такой спрашивает “а Вы платите вот этому гражданину за его бук?”
нет, конечно же! у нас никаких оснований нет для того что бы ему хоть что-то платить!
этот работник ни разу ничего не заявлял, никаких соглашений с ним по данному вопролсу нет, я понятия не имею на чём он там что-то делает

у нас есть договор только о том что он делать должен и сколько за эту работу получает.
работой его мы всегда довольны были, за что всегда платили полноценную зарплату. а про другое - никто ничего не знал и знать не мог!
и расчёта мы составить вообще никакого не могли - откуда я знаю на каком он буке и что делает? может быть вручную?